第5章 目次の作成

この章を読んでできるようになること

きちんと準備をすれば、目次を自動的に作成することができます。この準備というのは第4章で出てきたアウトラインレベルを設定していることです。

また、目次の項目が何ページから始まるのか自動的に記入されるため、ページの数え間違い等がなくなります。

用語の説明

アウトラインレベル

第4章を参照してください。

やり方

スタイルとアウトラインレベルの併用

スタイルの編集の仕方は、第1章で説明していますが、ここでも少し説明します。まず、【ホームタブ:スタイルグループ:スタイルダイアログ】を開いてスタイルの一覧を表示してください。

その後、アウトラインレベルを変更したいスタイルにカーソルを合わせ右クリックしてください。ここでは、タイトルである「緑茶のおいしい入れ方(スタイル名は緑茶タイトル)」にアウトラインレベルを付与したいと思います。

「スタイルの変更」ダイアログが表示されますので、左下の「書式」ボタンをクリックし、「段落」を選んでください。いつもどおりの段落ダイアログが表示されますので、ここでアウトラインレベルを設定してください。

これでスタイルにアウトラインレベルの設定が追加されました。こうすれば、アウトラインレベルをその都度設定する必要がなくなるので大変便利です。

なお、ここでアウトラインレベルを変更すると、すでにスタイルが適用されている段落にもアウトラインレベルが反映されますので、改めてスタイルを適用する必要はありません。

目次の自動作成

ここから目次の自動作成のやり方を説明していきますが、ここからは文章ごとにアウトラインレベルが設定されていることを前提としますので御注意ください。

目次を自動的に作成するには、【参考資料タブ:目次グループ】左にある目次を選択してください。

すると、「自動作成の目次1」と「自動作成の目次2」が出てきますが、大きな違いはないためどちらを選んでも構いません。ここでは、例として「自動作成の目次2」を選択します。

選択すると目次が作成されたのがわかるかと思います。初期設定では、アウトラインレベル1からレベル3の見出しが目次として表示されます。アウトラインレベルの設定という準備が必要となりますが、とても簡単に目次が作成することができます。アウトラインレベルの設定についても、前項目で扱ったようにスタイルとアウトラインレベルを併用すれば、手間を十分に減らせます。

目次横のページ数の更新

目次を作成した後に見出しの表示ページ数が変わった場合、目次横のページ数は、自動的に更新されません。つまり自分で更新をかける必要があります。

目次を最新の状態にするには、【参考資料タブ:目次グループ】にある「目次の更新」をクリックしてください。

そうすると以下のような小さな画面がでてきます。

「ページ番号だけを更新する」と「目次をすべて更新する」の二つを選択する画面ですが、基本的には、「目次をすべて更新する」を選んでおいて問題ありません。見出しの表示ページ数が変わった場合だけではなく、見出しの表現を変えた場合でもこうすれば、しっかりと目次に反映されます。

文章の中身を変更したときには忘れずに目次の更新を行うことが必要になります。

目次の配置場所

通常、目次を作成したとき目次のすぐ後に本文が配置されますが、それだとわかりにくい場合は、本文と目次ページを分けて表示することも可能です。

やり方は簡単で、目次のすぐ後の本文にカーソルを合わせ、改ページ(第3章参照)を行えば本文と目次ページを分離できます。

Tips

第1章でスタイルの作成を行いましたが、今回の目次についてもスタイル作成と同様に編集が可能です。目次を作成するとスタイル欄に「目次1」や「目次2」のようなスタイルが作成されますので、その「目次1スタイル」を編集すれば、「目次1」の表示を変更することができます。目次をきれいに仕上げる必要があるとき等に試してみるとよいでしょう。

 

第6章