第6章 ヘッダーとフッダーの調整

この章を読んでできるようになること

まず、ページ数の管理ができるようになります。会議の資料等を作成する場合には、ページ数の表示は必須です。また、文書を印刷する際には、ページ数を指定することで思ったとおりの範囲を印刷することができます。

ページ数に関しては、フッターを編集するのが主となりますが、文書のタイトルや作成日時等はヘッダーを編集することが多くなります。この作成日時は、編集するたびに更新するという機能もつけることができるため、常に最新の文書を区別することも可能となります。

用語の説明

ヘッダー

各ページの上部にある余白のことを示します。セクションで区切る等しない限り、同内容が全ページにわたって表示されます。

フッター

各ページの下部にある余白のことを示します。セクションで区切る等しない限り、同内容が全ページにわたって表示されます。

やり方

ページ数

それでは、最初は、ページ数の表示からやっていきます。

【挿入タブ:ヘッダーフッターグループ】内にある「ページ番号」をクリックすると幾つかの項目が出てきます。基本的には、ページの下部であると思うので、それを選択します。ページの下部を選んだ後も選択が出ると思いますが、どこを選んでも特に問題はありません。

ページ数の位置については、下部以外の箇所を選んでも大丈夫ですが、ここでは、ページの下部を選んだと仮定して話を進めます。

ここまでいくと、ページの下部に「1」の数字が表示されていると思います。そのページからさらに行数を重ねて2ページ目にいくとページ下部に「2」と表示される。このように自動的にページ数をふってくれます。

ただ、時にこのページ数を編集する必要が出てきます。下記にあるヘッダーフッターの直接編集で編集してしまうと折角の自動ページふり機能が利用できなくなってしまいます。

そのため、【挿入タブ:ヘッダーフッターグループ】の「ページ番号」をクリックし、その中のページ番号の書式設定を編集する必要があります。

例えば、ここの開始番号を10にすれば、10ページからページ数が割り振られますし、ここでページ番号の書式を変えれば、「-10-」のような表記も可能になります。

ヘッダーフッターの直接編集

上記では、ページ番号のみに絞って説明しましたが、ヘッダーフッターを直接編集する方法もあります。例えば、ヘッダーに書類のタイトルを表示したい場合にこの機能を使用します。

一番簡単な方法は、ヘッダーやフッターにカーソルを合わせてダブルクリックすることです。そうすると編集画面になるため、いつもの文字編集と同じようにできます。

他にも、【挿入タブ:ヘッダーフッターグループ】の「ヘッダー」をクリックし、「ヘッダーの編集」を選択すれば同様の編集画面が表示されます。

自動日付入力機能

日付や時刻を自動入力されるようにすることもできます。【挿入タブ:テキストグループ】に「日付と時刻」がありますので、時刻等を表示したい場所にカーソルを合わせて、日付と時刻項目をクリックすると設定画面が出てきます。

ここでは、日付のみを表示させるようにするために自動的に更新するにチェックを入れます。こうすることにより、複数回に分けて印刷したときにどれが最新の資料なのかが一目でわかるようになります。

普段使う機能ではないと思いますが、知っているとどこかで役立つやり方です。

ヘッダーフッターの位置調整

ヘッダーフッターの位置を調整したい場合は、ヘッダーかフッターを編集状態にすると現れる「ヘッダー/フッターツール」タブを利用するとわかりやすいです。下記画像にある数値を変更すれば、ヘッダーフッターの上下を調整することも可能です。

 

第7章