第12章 変更履歴の活用

この章を読んでできるようになること

この章で扱う変更履歴は使う人と使わない人が大きく分かれる項目です。まったく使わない人でも人から送られてくるファイルに設定されている可能性がありますのでイメージだけでも覚えていると役立ちます。

さて、できるようになることですが、複数人でWordの文書を修正する場合に、どこをどのように修正したのかが一目で分かるようになります。通常どおりに各々が修正するとどこを修正したのか分からず、見落とし等が発せする可能性もあるため、ミスを未然に防ぐことが可能となります。

また、1人でもこの機能を使うこともなくはないです。年度ごと変更する文書等を作っている時にいつ頃、どんなことを修正したのかが分かるため非常に便利に使えます。普段から使う機能ではありませんが、覚えておくといつか役に立つでしょう。

用語の説明

今回はありません。

やり方

変更履歴の機能を有効にする

【校閲タブ:変更履歴グループ】の「変更履歴の記録」をクリックします。その後、「変更履歴の記録」を選択すると機能が有効になります。

そして、有効にした後は、【校閲タブ:変更履歴グループ】右上にある「変更内容の表示」をクリックし、「すべての変更履歴/コメント」モードに設定してください。このモードについては後述します。

変更履歴の動作

変更履歴の機能を有効にした文書では、以降の文書修正がWordに記録されるようになり、文字の追加や削除、修正等の操作が赤色の下線によって表示されるようになります。ちなみにすぐ下の画像左にある縦線をクリックすれば「シンプルな変更履歴/コメント」モードに変更されます。

もし上記画像のようにならないようであれば、2点確認してください。

1点目は上でも説明していますが、【校閲タブ:変更履歴グループ】右上にある変更内容の表示が「すべての変更履歴/コメント」モードになっていますでしょうか。

2点目は変更内容の表示のすぐ下にある「変更履歴とコメントの表示」プルダウンした時にある「吹き出し」が「すべての変更履歴を本文中に表示」になっているかどうかです。

この2点があっていれば大丈夫なはずです。上記2点については次項目説明します。

この設定については、説明上都合がよいため利用しています。私が普段扱っているモードは、次項目の「私のお勧めのモード」に書いてあります。

変更履歴の表示と非表示

この項目は少し細かくなるので、読み飛ばしても構いません。私がお勧めする設定をこの項目の最後に書いておくので、とりあえずはそのモードにしておけば大丈夫です。

それでは上記1点目の変更内容の表示から説明します。

4つのモードがあります。

シンプルな変更履歴/コメント ……… 変更がある行を文書左側に「赤色の縦線」で表示します。

このモードの時は、文書左側に灰色の縦線がでてきますが、そこをクリックすれば赤色の縦線に変化します。赤色の縦線のときは変更点が収納されている状態となります。名前のとおり、シンプルに表示してくれるモードです。

すべての変更履歴/コメント ………… 変更内容を文書内に「赤字」で表示します。

先ほどまで使用していたモードです。今回こちらから使用したのは、一目でどこをどのように修正したのかが分かりやすいため採用しました。情報過多になる場合は、上のシンプルな表示でも良いかもしれません。

変更履歴/コメントなし ……………… 変更点が反映された文書を表示します。最終版とも言えます。

初版 …………………………………… 変更前の文書を表示します。初版とも言えます。

 

変更履歴/コメントなしや初版のモードでも変更履歴の機能は有効です。もし、修正する場合は、上2つのモードを使用することをお勧めします。

理由としては、初版を選択して編集する場合、間違いの二重修正や、変更内容の見落とし等を念頭において作業する必要があるからです。

上記2点目の吹き出しについてですが、ここは第13章で扱うコメントを利用するときに主に使われます。

吹き出しには3つのモードがあり、

変更履歴を吹き出しに表示する……変更履歴を文書内だけではなく吹き出しも使用して表示します。

例えば文章の一部を削除し、修正した場合は、変更前が吹き出しに表示され、変更後のみ文書に表示されるようになります。

すべての変更履歴を文章中に表示……

全ての変更履歴を文書内のみに表示し、変更箇所にカーソルを合わせるとポップアップヒントが表示されます。

先ほどまで使用していたモードです。説明のためにこのモードを使用していたが、ごちゃごちゃするのがいやな場合は、一番上のモードを利用しても構いません。

コメント/書式のみ吹き出しに表示……

コメントや書式変更部分のみ吹き出し表示領域内に表示して、その他の変更履歴は本文中に表示します。

 

私のお勧めのモード

すべての変更履歴/コメント

変更履歴を吹き出しに表示する

文章を追っていけば、だいたいわかるので普段こちらを使っています。

変更履歴の反映

それでは、変更された内容を確認し、どう反映するか決めたら、その情報を変更履歴から削除する方法を書いていきます。

修正する場合は、その文字を選択し、【校閲タブ:変更箇所】にある「承諾」をクリックします。そうすると修正が反映され、その部分の変更履歴は削除されます。

修正をしない場合は、隣にある「元に戻す」をクリックすれば、修正は反映されずに元のままとなります。この場合も変更履歴は削除されます。

変更履歴の記録を終了する

変更履歴の機能を有効にした時と同様に【校閲タブ:変更履歴グループ】の「変更履歴の記録」を再びクリックすれば記録を終了することができます。現在は、機能が有効であるので薄い青で塗りつぶされている状態です。

これで、いつも使うWordに戻りますが、この操作は、あくまで記録を終了する操作であるため、「承認」や「元に戻す」を選択していない箇所はそのまま情報が維持されることになります。

Tips

【校閲タブ:変更履歴グループ】の「変更履歴のロック」は、パスワードを設定して他人が勝手に「変更履歴の記録」を終了するのを防ぐ機能となるので大人数で修正する場合は、活用してみてもよいでしょう。

 

 

第13章