第14章 テンプレートの活用

この章を読んでできるようになること

テンプレートを作成することで、更に面倒な作業を減らすことができるようになります。今までスタイルや多くの書式の扱い方を学んできましたが、Wordの機能を利用すれば多くの手間を減らせることが御理解いただけたと思います。

今回のテンプレートはそれらスタイル等が登録された状態を保存することができるため、毎回のスタイルの登録等も簡略化することが可能となります。

他にもできることとして(こちらが一般的な使用法かもしれませんが)定型文を保存することができます。依頼状や請求書等の様式を自ら作って保存することも可能です。ただ、こちらの利用法の詳しい説明は他のサイトの方が詳しいため割愛します。

用語の説明

テンプレート

一言で言うと文書の雛形であり、ヘッダーフッターや文書番号、スタイル等の文書全体に係る書式や設定等が記録されたものになります。

やり方

テンプレートの作成

まずは、自分がいつも使うスタイルの登録や設定等がされている文書を用意します。白紙から作ることもできますが、イメージがしにくいため既存の文書を使った方が良いでしょう。

用意した文書を開きましたら、文字を全て削除してください。(ctrl+Aで文書全体を選択し、deleteキーで削除)

そうすると、文書が白紙の状態になります。いうなれば、ここが出発点というわけです。

ここで、追加したい設定等があれば、設定の編集を行うことができます。また、表題等、文字を入力する場所が決まっている場合は、その場所に「表題」や「タイトル」等の一般的な言葉を置いておけば後々役立ちます。

この後は、上記で作成した文書をテンプレートとして保存すれば、テンプレート作成は完了です。いつも文書を保存する時と同じ要領で名前をつけて保存をクリックすると保存用のダイアログが表示されます。

ここからがいつもと違いますが、ファイルの種類を「word テンプレート」として保存すれば、テンプレートとして保存されます。フォルダ場所について特段指定はありませんが、既定のフォルダを使っておけばよいでしょう。

テンプレートの利用

テンプレートの作成が終了したら、一旦画面を閉じてください。

ここからは、テンプレートの利用法について書いていきます。まず、Wordを開くと以下の画面が出てくると思います。

上部に「お勧めのテンプレート」か「個人用」を選ぶところがありますので「個人用」を選択してください。その中にある先ほど作成したテンプレートをクリックしてください。そうするとテンプレートを保存した時と同じ状態で新規文書が作成されます。

上記の画面が出ない場合は、先ほどテンプレートを保存したファイル場所を開き、そこにあるテンプレートをダブルクリックしても新規文書が作成されますので覚えておいてください。

この後は、普通の文書と同じように扱うことができます。必要な設定は、すでにテンプレートの段階で終わっているため、すぐに内容作成に移行することができるでしょう。文書の保存についても上書き保存でいつもどおりに行えば(勿論、名前をつけて保存も可能)、しっかり新しい文書として保存されます。

文書の作成は、いかに考える時間を増やすかということが重要になってきますので、是非テンプレートを使って理想的な文書作成環境を整えて欲しいと思います。

 

 

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